Data Driven Marketing, eine Streitschrift (Teil 13) Frage 9: Wie findet man die richtige Software?

Data Driven Marketing, eine Streitschrift (Teil 13) Frage 9: Wie findet man die richtige Software?

Abb. 8 typischer Ablauf einer CRM-/Kampagnen-Management-Softwareauswahl

Genereller_Ablauf

Quelle: 1A Relations 2012

Der eine oder andere sagt jetzt: Warum kommt das Thema “Software“ erst jetzt? Weil vorher die Hausaufgaben zu erledigen waren. Und erst jetzt macht die Frage nach Software Sinn! Was kann die bestehende Software? Was sollte ich an ihr besser machen? Muss ich ein neue suchen?

Ob man die alte optimiert oder eine neue sucht – zuerst müssen die Anforderungen aufgestellt werden.

Dazu schreibt man ein Lastenheft. Das besteht normalerweise aus einem Adress-Modell (zu welche Firma bzw.  Ansprechpartner benötige welche Daten) und einem Datenflussmodell (welche Daten müssen einfließen, werden wie verarbeitet oder ausgegeben).

Aus der Prozessanalyse leitet man die Anforderungen und Workflow-Unterstützungen ab. Wir haben inzwischen ein Musterlastenheft mit ca. 25 Seiten Umfang und ca. 150 Kriterien, die Hilfestellung geben, an was man alles denken sollte. Sowohl für BtB oder BtC.

Mit dem speziell erstellten Lastenheft gehen wir 100% neutral auf die Suche nach den passenden Produkten und Dienstleistern. Nur nach Produkten und nicht nach Dienstleistern zu suchen, birgt große Gefahren oder „Ehrenrunden“ beim Auswahlverfahren.

Von einer Longlist mit ca. 6-10 Unternehmen, reduziert man auf ein Quartett – die Shortlist. Mit den vier Finalisten geht man in eine intensive Begutachtung. Jeder der Vier bekommt eine klare Story, nach der er seine Präsentation durchführen muss, so sind alle Vier vergleichbar. Aus den Vieren werden zwei. Zum einen liegt zur Vorentscheidung eine Kostenschätzung zum Lastenheft vor. Zum anderen liegt die Bewertung der „Live-Vorführung“ auf dem Tisch. So werden Entscheidungen nachvollziehbar und revisionsfähig. Mit einer Schlussrunde (Verfeinerungs-Anforderungs-Workshop) und einem verfeinerten Angebot sowie einer ROI-Kalkulation bereitet man die Entscheidung und Empfehlung an die Geschäftsführung vor.

Tipp 1: Wenn Sie unsicher sind, ob ein Software-Kauf langfristig nicht zu viel Kapazitäten oder Geld bindet, dann mieten sie sich für 12 Monate eine kleine Lösung. Man lernt und weiß schnell, welche Anforderungen für einen wichtig sind.

Tipp 2: Spätestens hier setzt die Aufgabe des Change Managements an. Neue Software und Prozesse verändern Gewohnheiten, Ziele, Führungsaufgaben. Nehmen Sie sich dafür Budget und Zeit diese Veränderungen gemeinsam mit den Mitarbeitern zu erarbeiten und umzusetzen.

Tipp3: Prüfen Sie, ob Sie ein ausreichend hohes Schulungs- und Trainingsbudget zur Verfügung haben. Hier zu sparen bedeutet fast schon das Todesurteil für die die neue Software.

Eine Software muss zu einem Unternehmen passen wie ein Maßanzug.

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