Mein Effizienztipp des Jahres: Excel-Dateien formatiert versenden

Jeder bekommt heutzutage viele Mails mit Anhang. Sicherlich auch viele mit Excel-Sheets. Nur ist es ein absolutes Ärgernis, dass (meiner gefühlten Auszählung nach) 90 % der Sheets unformatiert ankommen.

Sie wollen sich den Inhalt anschauen und wie es in Excel üblich ist, sind nicht nur 3 Zahlen sondern 300 Zahlen drauf; somit unmöglich alles am Bildschirm zu erfassen.

Die Folge ist ein unvermeidlicher Klick auf das Druckersymbol. Nur wer diesen Schritt bzw. Klick ohne Prüfung macht, produziert schnell Papier für den Müll bzw. löst eine Kahlrasur ganzer Wälder aus. Und das, obwohl in meist genau diesen Mails im Anhang steht: Bitte drucken Sie diese Mail nur im Notfall aus, weil …

Mal ganz provokant: Das ist absoluter Mist und Papier- bzw. Zeitverschwendung.

Wie viel Zeit wird dadurch verplempert, weil die versendeten Daten nicht formatiert sind?

Was glauben Sie?

Annahme:
Ein Unternehmen hat 500 MA, jeder versendet im Schnitt 25 E-Mails pro Tag. Davon sind 10 % mit Excel-Anhang. Von denen wiederum sind 90 % unformatiert. Macht bei 200 Arbeitstagen im Jahr: 225.000 E-Mails mit unformatiertem Anhang pro Jahr.

Bei einer Minute Bearbeitungszeit für die Formatierung und der Annahme, dass ca. 5 “Glückliche” Empfänger diese E-Mails im Schnitt erhalten, kommen wir auf einen ZUSÄTZLICHEN Zeitaufwand von “Sage und Schreibe” 781,5 Arbeitstagen für den zusätzlichen Formatierungsaufwand.

Bewerten wir dann einen Arbeitstag je Mitarbeiter mit 500 Euro, kommt die stolze Summe von ca. 390.000 Euro “Un(sinnigen)kosten” pro Jahr heraus.

Wenn man sich diesen Aufwand nur annähernd einsparen würde, könnte man viel Geld zu Weihnachten für einen guten Zweck spenden.

Abgesehen davon, was mit der gewonnen Zeit alles angefangen werden kann: Kaffee trinken, Fingernägel schneiden, Kollegen ärgern, Bleistift spitzen. Von effizienter Arbeit will ich gar nicht reden, äh schreiben.

There are 2 comments for this article
  1. Holger Mammel at 13:40

    Hallo Herr Blum

    guter Text dessen Inhalt in voll zustimmen kann.

    Da wir uns im Marketing Club nicht mehr gesehen haben, nehme ich es mir für das Jahr 2015 vor. Wir treffen uns auf einen Kaffee.

    Herzliche Grüße
    Holger Mammel

    • GeorgBlum at 11:54

      Lieber Herr Mammel,

      ja, der Tipp ist aus 2011 als ich bei einem großen Internet-Provider Interim-Manager war und Excel-Dateien wie Schneeflocken um einen herum landeten.
      Wobei es heute noch gilt. Man druckt weniger aus, aber druckt eben immer noch, vor allem die großen Tabellen.

      Ich habe in der nächsten Club-Ausgabe eine Beilage zu http://www.neutrale-Softwareauswahl.de drin. Das erinnert Sie und mich, bald einen Termin auszumachen.
      Gruß und schon mal auf diesem Wege schöne Feiertage und ein gesundes neues Jahr.
      Georg Blum

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