Messe-Nachbereitung – mit strukturiertem Besuchsbericht?

Messe-Nachbereitung – mit strukturiertem Besuchsbericht?

Das alte Sprichwort im Vertrieb lautet: Nach der Messe ist vor der Messe. Aber nach einer Messe sind zuerst die Gespräche abzuarbeiten, nachzubereiten. Was sind dabei typische Fragen und Aufgaben?

  1. Gesprächspartner:
    • Wer war da? Mit welcher Begleitperson?
    • Interessent, Kunde, ehemaliger Kunde
  2. Warum?
    • Merkmal Besuchsgrund: Erst-Gespräch, Jahresgespräch, Angebotsbesprechung …
  3. Inhalte des Gesprächs
    • Kurze Beschreibung des Themas, Auftrags, Ideen, Entwicklungen
    • Wer ist Mitentscheider oder Meinungsführer?
  4. Bewertung der Wichtigkeit und Priorisierung
    • Merkmale setzen
    • Lead-Bearbeitungs-Prozess anstoßen oder fortsetzen?
    • Wert- und Chance-Einschätzung ändern
  5. Aufgaben:
    • Welche Aufgaben folgen aus dem Gespräch? Für wen? Bis wann?
    • Wer muss außerdem informiert werden? Z.B. weil man über Kritisches oder über einen hohen Auftrag gesprochen hat.
    • Wann wird nachgefaßt?
  6. Adress- und Wirtschaftliche Daten
    • Sind alle aktualisiert bzw. richtig erfasst?
    • Was sind im Gespräch an Daten, die man erfassen darf angefallen und werden „codiert“?
    • Geschäftliche Entwicklung des Unternehmens des Gesprächspartners
      • Z.B. Neue Logistik (Ersatz oder Wachstum), Auftragslage (+, Ø, -) etc.
    • Zufriedenheit des Gesprächspartners am Ende des Gesprächs
      • Smiley („:-)“ oder „:-(“ ) oder Schul-Noten vergeben

Diese beispielhaften Fragen und Aufgaben sind in oder nach einem Gespräch zustellen bzw. durchzuführen. Und jetzt kommt die spannende Frage:

Werden diese Informationen alle gleich in einen strukturierten Besuchsbericht oder noch nach alter Sitte in einem Text-Dokument in Prosa erfasst?

Aus einem Text-Feld oder -Dokument können keine Aufgaben gesteuert werden! Wer liest schon alle Berichte? (Nach einer Messe mal schnell 500!) Woran erkennt man die Wichtigkeit einer Aufgabe in 1.000 Zeichen langen unstrukturierten Notizen.

Diese Prosa-Berichte müssen der Vergangenheit angehören. Nur wer seine Besuchsberichte vor-strukturiert, mit Auswahl-Feldern als Informationen kategorisiert, die Mitarbeiter schult, dass sie mit der Form und Struktur sinnvoll umgehen, teilweise schon während des Gesprächs wichtige Punkte erfassen, arbeitet man effizient und eine CRM-Software unterstützt Sie und Ihr Team sinnvoll. Schon kurz nach dem Gespräch kann ein Besuchsbericht dem Kunden/Interessenten zugesandt werden. Die Aufgaben sind verteilt und terminiert.

Nichts geht verloren, das Ausfüllen geht viel schneller, andere fühlen sich informiert und über die Priorität gesteuert, werden die Dinge der Reihe nach sauber abgearbeitet. Und der Gesprächspartner hat schon am nächsten Tag (sofern gewünscht) den Gesprächsbericht.

So macht Vertriebsarbeit Spaß! Alles läuft wie am Schnürchen.

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